ARCHIVNÍ A SPISOVÁ SLUŽBA 2018 - postihy a ukládání dokumentů

event_img
Začátek:16.3.2018
Stav:Lze se přihlásit
Variabilní symbol:1803103
Č. akreditace:AK/PV-437/2017
Místo konání:Brno - školící centrum
Lektor:Mgr. Jan Schwaller
Cena:2200 Kč
Dotovaná cena pro veřejnou správu a neziskové organizace:1900 Kč

Místo konání

BRNO - Adresa školícího centra:
   Učebna společnosti ERC (Evropského regionálního vzdělávacího centra) z.s. 
   Panská 13
   602 00 BRNO
   tel.: 725 993 812


Možnosti Parkování:

 

 

 

O lektorovi

Mgr. Jan Schwaller - vedoucí oddělení fondů městských podniků, institucí a fyzických osob, Archiv hlavního města Prahy. Je uznávaným odborníkem na problematiku archivace. Má bohatou publikační činnost a je zkušeným lektorem. Prošel řadou metodických jednání s původci, kde se řešila problematika uchovávání digitálních dokumentů i z důvodu datových schránek.

Jak archivovat účetní doklady?

Jak dlouho je musím skladovat? 

Kdy mohu stohy papírů skartovat?

Můžu být stíhaný, když dokumenty nearchivuji?

Všechny tyto otázky a ještě další Vám zodpoví akreditovaný seminář.





 

Co se naučíte

Základem každé organizace i jednotlivce je správa dokumentů. Její řádný výkon je pro veřejnou správu povinný, pro soukromou sféru také nutný. 

Dokumenty mají právní a ekonomickou hodnotu. Nesprávné nakládání s nimi může organizaci výrazně poškodit. Vše se navíc umocňuje s tzv. digitalizací veřejné správy, kdy je třeba řádně ošetřit dokumenty v jiné než klasické papírové podobě. Vše je sice popsáno v legislativě, ale ta sama prošla za posledních 7 let několika změnami, 
které je nutné zasadit do kontextu a vysvětlit zejména z praktického hlediska.  

 

Věnovat se budeme krok za krokem objasnění problematiky výkonu spisové služby v listinné podobě i v elektronických systémech, péči o dokumenty a archiválie, a to dle požadavků kladených aktuální archivní legislativou. 

Zaměříme se také na postihy a novinky. Dozvíte se, jak by se mělo správně postupovat při archivaci dokumentů, vyřazování písemností, vč. těch elektronických. Zjistíte, jak se to má s datovou schránkou a jaké jsou výhody softwarového systému spisové služby. Dozvíte se změny související s aktuálními vyhláškami a zákony.
 

---------------------

Jedna z neoficiálních definic spisové služby říká, že ta se začíná v organizaci řešit v okamžiku prvního problému. Na jedné straně je možné si stěžovat na složitou legislativu (částečně i oprávněně), na straně druhé je možné uplatnit některé obecné postupy pro práci s dokumenty.

Legislativa, která se novelizuje s periodou 1-2 let a nastupující elektronické dokumenty, jsou prostorem, ve kterém se musí naučit pohybovat řada organizací. Patnáctiletá praxe lektora a cca 800 organizací dává možnost pro prezentaci některých poznatků i pro návrh řešení řady situací.

 

 

 

 

Proč je dobré se zúčastnit

Spisová služba je páteřním systémem každé organizace. Dokumenty, které tímto systémem obíhají, mají právní, ekonomickou a někdy i historickou hodnotu. Skutečnost je v praxi většinou taková, že tento páteřní systém má na starosti velmi málo lidí a to ještě v podstatě jako nedůležitý přídavek k řadě dalších povinností. Vzniká tak jistý paradox, který se většinou projeví až v krizových situacích, jako je kontrola ze strany nadřízeného orgánu, nutnost vyhledat dokument, který má potvrdit nějaké právo atd.

  • Je vůbec možné skloubit leckdy nepřehledné právní předpisy (zejména zákon č. 499/2004 Sb. (archivní zákon) a prováděcí vyhlášky (zejména 259/2012, o podrobnostech výkonu spisové služby) s množstvím dokumentů, kterými jsou organizace zahlcovány?
  • Kde hledat informace?

Samozřejmě se toto řešit dá! 

 

Archivy jako organizace veřejné správy skýtají nepřeberné množství informaci a zdrojů, které lze využít. Pracují v nich odborníci, kteří jsou metodicky připraveni pomoci implementovat správné procesy pro práci s dokumenty tak, aby tyto byly v souladu s právními předpisy, tak aby práce s dokumenty byla co nejvíce efektivní z hlediska právní ochrany organizací i lidí v nich pracujících.



 

 

 

Časový harmonogram

Po dobu konání semináře bude k dispozici káva, čaj, voda a občerstvení. 

09.00-09.30 prezence účastníků (dříve příchozím neručíme přítomnost organizátora) 
09.30-12.00 
I. blok odborného programu 
12.00-12.30 přestávka (podáváme občerstvení) 
12.30-14.00 
II. blok odborného programu 





 

Osnova

  1. ) Úvod do problematiky - Aktuální změny v právní úpravě a praxi spisové služby.  Co je nového nejen v archivní  legislativě.
  • Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví í a spisové službě a o změně některých zákonů a zákona č. 500/2004 Sb. Správní řád
  • Souvisejícími předpisy -  novely zákona č 300/2008 Sb. (datové schránky), 297/2016 Sb. (zákon o službách vytvářejících důvěru), 298/2016 Sb. a zákon 340/2015 Sb.( o registru smluv) vše v souvislosti se spisovou službou
  • Současný stav legislativy je zasazen do kontinuálního přehledu, bez kterého není možné pochopit současný stav. Základem je její přehled a zasazení do současné praxe. 
     

2.)  Síť veřejných archivů v ČR jako metodický a informační zdroj pro řádné vedení spisové služby.

  • Tato část je zaměřena se seznámení se sítí veřejných archivů, zejména pak jejich využití z hlediska tzv. předarchivní péče a metodické pomoci při správě dokumentů. 
     

3.)  Spisová služba jako informační systém organizace.
 

4.)  Základní postupy při správné implementaci archivní legislativy. Dokumentů je mnoho, ale dají se zvládnout, když každý dělá, co má.

  • Organizace práce s písemnostmi
  • Interní předpisy organizace – spisový a skartační plán.
  • Rozbor vyhlášky 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby jako základu tvorby interních norem týkající se spisové služby, tzn. příjem, evidence, oběh, vyřizování, vyřazování a ukládání dokumentů. 
     

5.)  Základní životní cyklus dokumentů. Od podatelny po spisovnu.

  • Příjem, třídění a označování písemností
  • Evidence běžných a utajovaných písemností
  • Oběh a vyřizování písemností
  • Podepisování a odesílání písemností
  • Ukládání písemností (způsoby a organizace ukládání)
  • Informace o stavu písemnosti nebo spisu
     

6.) E-Governemt a ekonomické dokumenty.

  • tzv. velká novela 2009 (zákon č. 300/2008 Sb., a další prováděcí předpisy). Elektronizace veřejné správy a na to navazující tzv. datové schránky a softwarové systémy spisové služby. 

7.) Řádné (správné) vyřazování dokumentů – skartace

8.) Základní informace o archivní službě

9.) Diskuse a výměna zkušeností




 

Pro koho je kurz vhodný

Seminář je určen pro všechny subjekty, které pracují s dokumenty. I když je současná legislativa primárně nastavena tak, že se výše uvedené záležitosti týkají především veřejné správy, není tomu tak. Řádná správa dokumentů je věcí jak jednotlivců, tak i privátních subjektů a v neposlední řadě i veřejné správy.

 

Přihlásit se

PŘIHLAŠOVACÍ FORMULÁŘ

Informace k přihlašování na semináře:

  • Přihlášky jsou přijímány pouze elektronicky.
  • Po vyplnění a odeslání elektronického přihlašovacího formuláře obdrží účastník e-mailem potvrzující automatickou odpověď o registraci.
  • V případě volby platby převodem, slouží tato automatická odpověď jako podklad pro realizaci úhrady účastnického poplatku. Zálohovou fakturu zasíláme pouze na vyžádání!
  • V případě, že Vám nebyl potvrzující e-mail doručen, prosím kontaktujte nás na tel.č. 725 993 812 nebo e-mailem na vzdelavani@i-erc.cz a my úspěšné přijetí vaši přihlášky ověříme.
Informace k platbě:
  • Platbu prosím poukazujte na účet č. 2001067847/2010 vedený u Fio Banky, pod variabilním symbolem objednaného vzdělávacího semináře.
  • Vyúčtovací daňový doklad obdrží účastník v den konání semináře.


Fakturační údaje

Organizace:

Ulice:

Město:

PSČ:

IČO:

DIČ:

Číslo účtu:

Veřejná správa/NGO:
Dotovanou cenu uplatníte kliknutím do tohoto pole:

Kontaktní osoba

Jméno:

Příjmení:

Telefon:

E-mail:

Slevový kód:

Způsob platby:
PřevodemHotově

Poznámka:

Smluvní podmínky:
Souhlasím se smluvními podmínkami

Seznam účastníků

TitulJménoPříjmeníDatum narozeníMísto narozeníFunkceMobil

Zaškrtněte toto pole pro úspěšné odeslání formuláře: